这是我很常被问道的问题:「 Esor ,虽然我知道时间管理就是自我管理,就是专注自己的重要事情。但问题我的工作上就是无法专注,因为每天都有老板、客户临时加入的大量工作,而且每件意外工作都说是紧急又重要,导致就算我想专注重要工作,最后重要项目还是都卡关。」

怎么对待公司给的临时性任务,七点总结

这时候,应该怎么办呢?

虽然我目前也依然是上班族,有正当工作,博客只是副业(基本就是白干)。我的职场上也会遇到类似上述的情况,我的工作流程也有需要接受他管理的时候,也有必须因为意外而改变的时候。频率虽不低,但我想我的职场,应该没有像是上面情形所描述的那么极端与夸张。

所以,虽然我无法以亲身经验,来探索上面最严重情况的解答。但从多来的职场经验,我也想跟大家分享一下我的做法,也趁此机会,我对自己工作流程做一个反思。

工作流程上,还是要以完成重要有价值的项目为优先。

不过职场上,重要项目不一定是我个人项目,也可能是团队的目标、重要的产品,是从整个公司角度判断的重要项目,要以这样的项目为优先。

这时候,如果面临有许多临时工作插入,导致这样的重要项目卡关,那么我会尝试下面七种方法,看看哪种方法可以解决这个问题。

1. 判断

时间管理不是排程,而是一种选择,而选择前需要有所判断。

我会判断这件被插入的工作,是不是跟目前项目有关,如果是,应该排在项目的哪个流程做更好。无论对方说得有多么紧急,我还是必须有自己项目流程的判断,这样就算要跟主管讨价还价(或是请求给我一点时间时),才有准确的谈判选择。

虽然我也不喜欢工作不照我安排,不喜欢有临时意外的事情,但我也会判断这件被插入的工作,会不会真的是目前重要项目中的紧急意外呢?被加入的临时事件,也可能从整个项目的角度来看很重要,因为项目有可能有意外,不可能完全不变动。

那么如果判断后,发现这件临时工作真的不重要,真的跟目前重要项目无关,真的是琐事,那要怎么办呢?

2. 集中

我其实也很讨厌跟重要项目无关的杂事,但职场上不得不有些时候要帮忙。

这时候,我会适当的「集中」处理这些次要的杂事。

先判断对方说的紧急有多紧急,例如是不是今天给他就可以?或是明天给他就可以?如果是,那么我还是可以先处理重要项目的进度,只要在上班的下午选择一个时间,集中把早上以来陆陆续续出现的临时工作,一次处理完成就好。这样也是今天就给他,事实上,对方还不一定今天就确认。

或是对方真的很紧急,希望越快给他越好,那我也可以晚个一两个小时吧?先把预排好的今日项目进度,用两个小时全力完成,两个小时后,把前面出现的一些琐事集中处理完成,这样通常也不一定是太大的延误,甚至不是延误。

而一旦能「集中」,那么我就能优先专注在全力冲刺重要项目,先让真正有价值的进度产出,并且节省下切换的干扰时间。

3. 精通

如果连集中也没办法,对方真的就说:请立刻给我。

那么我会尝试用「效率的提升」来解决这种困扰。什么是效率的提升呢?

例如对方说:立刻给我一个项目。但我有准备好云端储存与搜索系统,只要一个关键词搜索,不用去翻找资料,就能立刻传送档案,甚至是纸本档案也都已经这样数位化处理,可搜索、可直接转传分享,这样就节省了好几分钟找资料、转资料的时间。

例如对方说:立刻申请一个行政流程。但我有准备好这个偶尔会做到的工作流程的笔记,笔记中有详细的步骤清单,每个步骤需要什么资料与操作,都有经验笔记,这样一来,我就能用更快的速度完成这个流程。

利用练习,利用工具,利用方法,让执行的速度变得更快,这就是精通。

而一旦精通,那么就算有很多临时工作,其中可能很多都能顺手快速解决,那么就不至于造成那么大的干扰与时间浪费了。

4. 预防

除了让自己面对这些临时琐事,可以越做越快,我还会思考,有没有可能预防这些临时琐事呢?

虽然看起来临时工作好像是别人临时给我的,但我不会只是这样想,我也会回头思考,有没有可能是我的工作流程规划有问题,导致我做的事情会出现很多意外,于是别人只好一直插入需要快速解决的临时需求呢?

那么,有没有可能我的工作流程可以更谨慎、更少犯错、更完整,于是减少别人临时要回应给我的工作呢?

5. 多工

虽然现在很多研究都说应该要专注,多工是不好的。不过,这也要看我们这里所说的多工事什么意思。

如果说,我每天都有重要项目要推进,但每天也会有大量临时工作加入,这时候,说不定下面的多工流程会是有效的。

例如,可不可以把一件重要的工作拆解成多个行动,原本写一篇文章要两个小时,但分解成写大纲、写案例、写方法、写结论,每个只要三十分钟。这样一来,是不是就能在处理临时工作之间,也能分段完成重要的进度呢?

例如,反过来想,把那些临时琐事变成不用动脑的行动清单,只要照着一步一步做就好。这样我还是可以专注在重要项目的处理上,但是需要喘口气时,就去做一两步琐事的待办清单,做为缓冲,但不用动脑,也降低干扰。于是重要项目与临时工作也能同时进行。

不要忽视拆解出行动清单的力量,无论是重要的事,或是琐事,都能帮助我们大幅度的提升效率。

6. 拒绝

有没有其他足够重要的事情,可以让我有足够的勇气,在工作上拒绝他人的某些临时而又不重要的要求呢?

拒绝,当然也会是一个选择,当然职场上我们也很难拒绝,甚至绝大多数都无法拒绝。

不过,当真的已经来当极端情况时,如果我确认了真正整个团队最重要的项目,并且我也真的无力负荷,那么从这样的角度,提出拒绝,也是一个必须考虑的办法。

7. 正视

当然,拒绝也不一定有效。

这时候,如果真的琐事已经严重干扰原本计画工作流程,那么我会正视这个情况。

正视的意思是,如果琐事就是每天需要占用我大量工作时间,那么在我可以安排的项目进度、工作时间上,就要把这个时间考虑进去,不能理想化的安排项目进度,必须知道我每天只会有两三个小时(或更少?或许可以精算一下?)能推动项目,那么我应该如何预估更准确的项目流程与时间呢?

小结:

以上,是我的经验与方法。

问我类似问题的朋友很多,或许我的经验还无法完美解答您的问题,但提出我的想法,提供大家一个参考与讨论的起点。